Računovodski servisi in Zakon o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT)

Da bi računovodski servisi zadostili Zakonu o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (v nadaljevanju zakon ali ZPPDFT) in se hkrati izognili morebitni kazni nenapovedanega inšpektorja, morajo dobro prebrati zakon, ki jim nalaga kar precej nalog.

Skupni cilj slednjih je prepoznati osebo oziroma stranko, pri kateri je tveganje za pranje denarja ali financiranja terorizma veliko in jo prijaviti UPPD.

Naloge računovodskih servisov po ZPPDFT

Računovodski servis mora pripraviti dokument, ki nosi naziv 'analiza tveganja', v katerem po vnaprej določenih kriterijih tveganja segmentira svoje obstoječe in nove stranke. 

V svoje notranje akte zapisati postopke pregledovanja vsake stranke, ki so prilagojeni stopnji tveganja, in jih vestno izvajati.

• Redno usposabljati zaposlene za namene ugotavljanja sumljivih oseb in transakcij.
• Imenovati pooblaščenca in namestnike ter njihova imena sporočiti UPPD (velja le za računovodske servise, ki imajo več kot 4 zaposlene). 
• Zagotoviti redno notranjo kontrolo nad opravljanjem nalog.
• Sporočati predpisane podatke ter predložiti dokumentacijo UPPD.
• Pripraviti seznam indikatorjev za prepoznavanje strank in transakcij, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma.
• Zagotoviti varstvo in hrambo podatkov ter upravljanje z zakonom predpisanih evidenc.
• Izvajati ukrepe za preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma v podružnicah in hčerinskih družbah v večinski lasti v tretjih državah.

1. korak: Priprava 'analize tveganja' oziroma segmentacija strank

Analiza tveganja je interni dokument, ki je organizaciji (zavezancu) oziroma njenim zaposlenim v pomoč pri presoji, kolikšnemu tveganju za pranje denarja ali financiranje terorizma je izpostavljena določena skupina ali vrsta strank, produkt, transakcija ali poslovno razmerje. Oblika in obseg dokumenta nista predpisana, pri oblikovanju vsebine pa se mora organizacija ravnati v skladu s smernicami UPPD. Slednje podrobno opredeljujejo kriterije za opredelitev tveganosti stranke, za katero lahko velja visoko tveganje, običajno tveganje ali neznatno tveganje. Visoko tveganje predstavljajo predvsem stranke ali posli, ki so povezani z državami z visoko stopnjo kriminala in korupcije ali tistimi, v katerih so sistemi za preprečevanje denarja šibki. Visokemu tveganju je na primer izpostavljena tudi stranka, katere dejavnost je pretežno vezana na poslovanje z gotovino. Da bi torej organizacija lahko pripravila analizo tveganja in v njej opredelila, po katerih parametrih ocenjuje stranko, mora najprej podrobno prebrati omenjene smernice.

2. korak: Izvajanje ukrepov za poznavanje stranke (pregled stranke)

Stranko je potrebno 'pregledati' še pred sklenitvijo poslovnega razmerja, pred kakršno koli izvedbo transakcije nad 15.000 EUR ali ob sumu pranja denarja. Zaposlenemu, ki pregleduje stranko, sta na voljo običajen ali poglobljen pregled. Katerega bo izbral, je odvisno od njegove lastne ocene tveganja (dokument: analiza tveganja). Pri običajnem pregledu stranke bo ugotavljal dejanskega lastnika stranke, kasneje pa bo redno spremljal njene aktivnosti. Pri poglobljenem pregledu pa bo zaposleni izvedel še dodatne ukrepe, ki so zapisani v drugem odstavku 29. člena ZPPDFT. 

Ob vsakem pregledu mora zaposleni v računovodskem servisu izvesti naslednje ukrepe: 

1. ugotavljanje istovetnosti stranke in preverjanje njene istovetnosti na podlagi verodostojnih, neodvisnih in objektivnih virov; 
2. ugotavljanje dejanskega lastnika stranke; 
3. pridobitev podatkov o namenu in predvideni naravi poslovnega razmerja ali transakcije ter drugih podatkov po tem zakonu. 

Ugotavljanje dejanskega lastnika stranke pomeni identificiranje lastnika podjetja kot fizične osebe. Če je lastnik podjetja pravna oseba, je potrebno identificirati lastnika te pravne osebe oziroma poizvedovati po hierarhiji lastnikov pravnih oseb do točke, ko je možno identificirati fizično osebo. Če lastnika ni možno identificirati, se s stranko ne sme skleniti poslovno razmerje oz. opraviti transakcije (če je razmerje že sklenjeno, ga je potrebno prekiniti). Lastnika je najlažje identificirati na podlagi osebne prisotnosti in predložitve osebnega dokumenta, ki se ga lahko z dovoljenjem tudi fotokopira.

3. korak: usposabljanje zaposlenih

Računovodski servis mora redno usposabljati svoje zaposlene za namene ugotavljanja sumljivih oseb. To pomeni, da morajo biti zaposleni dobro seznanjeni s postopki ocenjevanja tveganja stranke in pregleda stranke, kakor tudi s seznamom indikatorjev za prepoznavanje strank in transakcij, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma.

Katere evidence je potrebno upravljati?

1. Evidence podatkov o strankah, poslovnih razmerjih in transakcijah iz 8. člena ZPPDFT (pregled stranke);
2. Evidence sporočenih podatkov Uradu za preprečevanje pranja denarja iz 38. člena ZPPDFT (o gotovinskih in sumljivih transakcijah);
3. Evidenco o dostopu nadzornih organov do podatkov in informacij, ki so bili sporočeni Uradu (84. člen).

Katere podatke je potrebno sporočati uradu?

Uradu je potrebno poročati o vsaki transakciji ali stranki, za katero obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma (če je možno, še pred izvedbo transakcije ali takoj po zaznavi razlogov za sum) oz. stranki, ki išče nasvete za pranje denarja. Obveznost sporočanja transakcij velja tudi za nameravano transakcijo, četudi kasneje ni bila izvedena. 

Hramba podatkov

Dokumentacija in podatki, vezani na pregled stranke, se hranijo najmanj 10 let po prenehanju poslovnega razmerja ali opravljeni transakciji, in sicer:

• po kronološkem redu (oblika vodenja ni zakonsko predpisana), 
• na način, ki omogoča dostop v celotnem obdobju,
• ločeno od ostalih evidenc (ustrezna stopnja tajnosti)

Podatki in pripadajoča dokumentacija o izvajanju notranje kontrole, pooblaščencu in strokovnemu usposabljanju zaposlenih se hranijo najmanj 4 leta.

Smernice UPPD najdete na njihovi spletni strani tukaj.

Avtor: Ingrid Drozg, RS ZEUS d.o.o.