Dokumenti, ki se izmenjujejo med podjetji, so osnova vsakega poslovnega procesa. Vsebujejo pomembne podatke, ki so podlaga za odločanje znotraj podjetja in navzven. Podjetju oz. organizaciji omogočajo preglednost poslovanja ter možnost pravega in hitrega odločanja, hkrati so temelj za fleksibilno poslovanje in stroškovno učinkovitost.
Vse to ni nič novega, prav tako pa ne težave in izzivi, ki so posledica vsakdanjega poslovanja.
Podatki brez ročnega dela (pretipkavanja) ne morejo v sistem sami od sebe. To predstavlja delo, ki je za večino zaposlenih monotono in povzroča napake pri pretipkavanju. Zaposleni v podjetju bi lahko v tem času izvajali dela, ki zahtevajo logično razmišljanje in prinašajo povečanje dodane vrednosti na zaposlenega. V Sloveniji že obstajajo pobude, da bi poslovanje B2B (med podjetji) in B2G (med podjetji in državo) v čim večji meri digitalizirali. Večja podjetja ali podjetja z velikim številom dobaviteljev, zahtevajo kot del poslovanja vpeljavo različnih komunikacijskih kanalov in metod, s katerimi si olajšujejo poslovanje. Prav tako imamo pred seboj zakon, ki narekuje vsem dobaviteljem, ki poslujejo z državo, da poslovanje z njo digitalizirajo. Kljub temu ti projekti ne bodo v celoti vplivali na izmenjavo poslovne dokumentacije med slovenskimi podjetji.
Vse več se pri zajemanju podatkov iz poslovne dokumentacije pojavlja rešitev, ki jo večina pozna pod kratico OCR. Kratica OCR je tujka angleškega izvora, ki predstavlja besedno zvezo Optical Character Recognition. Pomeni, da rešitev prebira slike dokumentov narejene z optičnimi bralniki (skenerji). Omogoča tudi, da postane vsebina na sliki dostopna za kopiranje in uporabo tudi drugje.
Najbolj znano in vsesplošno uporabljano rešitev OCR predstavlja programska oprema ABBYY FineReader, ki je velikemu številu študentov omogočila, da so vsebino knjig in skript pretvorili v lastne zapiske ali celo t.i. »plonk listke«. Vendar pa je dandanes na tržišču možno izbirati med različnimi ponudniki, tako plačljivih kot prosto dostopnih (freeware) različic rešitve OCR. Razmislek o plačljivi različici rešitve OCR ni odveč, saj se v obdelavo posredujejo pomembni dokumenti pri katerih je točnost ključnega pomena.
Osnovna funkcionalnost rešitev OCR omogoča prebiranje »full text recognition« slik dokumentov. S tem je uporabniku omogočen dostop do celotne vsebine na sliki / dokumentu. Obstajajo pa tudi naprednejše možnosti (t.i. flexibilne), ki poleg prebiranja celotne vsebine na sliki dokumenta omogočajo iskanje točno določenih podatkov na posamičnem dokumentu. Ti podatki so lahko premikajoči se po dokumentu (niso vedno na isti točki x in y osi).
Primer: prejmemo račun dobavitelja v fizični obliki iz katerega bi radi v računovodski program vnesli številko računa, datum računa, sklic, davčno številko dobavitelja, dobavitelja, znesek računa in pripadajočo davčno stopnjo. Vsi ti podatki se načeloma nahajajo na skoraj enakih pozicijah, a se stvar spremeni če je dobavitelj dobavil večje število različni artiklov ali storitev. V tem primeru je lahko pri istem dobavitelji spodnji del računa na drugi, tretji ali celo deseti strani. To pa ne predstavlja težave za napredne možnosti rešitev OCR. Ta podatke najde in jih posreduje naprej v dokumentni sistem (preko katerega se lahko račun likvidira) ali pa v druge zaledne sisteme. Z vpeljavo takega pristopa postanejo dokumenti živ del našega poslovanja, ki nam »govorijo« v vsakem momentu ko potrebujemo informacijo.
S tem podjetje pridobi nabor ključnih podatkov, na katere se lahko oprejo vodilni kadri v finančnem, nabavnem, prodajnem in proizvodnem oddelku. Možnosti je tako veliko, pomembno vprašanje, ki si ga mora vsaka organizacija postaviti pa je – ali obstaja vizija, da se izkoristi vse prihranke znotraj podjetja in omogoči zaposlenim, da so čimbolj učinkoviti na podlagi vseh podatkov. Vpeljava rešitve OCR zagotavlja koristi v treh mesecih od vzpostavitve (odvisno od velikosti podjetja in deležnikov, ki jo uporabljajo), se pa koristi množijo v vseh prihajajočih letih. Podjetje mora biti pripravljeno tudi na delno spreminjanje samega delovnega procesa znotraj podjetja, saj so določena duhamorna dela z vpeljavo tega sistema izničena.
Avtor: RS ZEUS
0590 96 350
