Novosti na področju evidence dela

Dne 20.5.2023 je stopila v veljavo novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A). Novela prinaša novosti predvsem na področju evidentiranja delovnega časa. V nadaljevanju so povzete ključne spremembe. Novela se uporablja od 20.11.2023 dalje.

A) SPLOŠNO

Sprememba oz. širitev definicije delavca

Kot delavec se v smislu ZEPDSV-a šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključen v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca, in oseba, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja.

To pomeni, da pojem delavca po ZSPEDSV-a zajema poleg zaposlenih še študente ter osebe, ki delo opravljajo na podlagi avtorske ali podjemne pogodbe, ipd., če so izpolnjeni zgoraj navedeni pogoji.

B) EVIDENCA PODATKOV O ZAPOSLENIH DELAVCIH

Sprememba roka za posredovanje podatkov o zaposlenih delavcih ZZZS

Delodajalec podatke iz evidence o zaposlenih delavcih posreduje Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, vendar najpozneje pred začetkom opravljanja dela. Če delavec tega dne iz opravičljivih razlogov ne začne z delom, delodajalec podatke posreduje najpozneje tistega dne, ki je kot dan nastopa dela dogovorjen v pogodbi o zaposlitvi.

C) EVIDENCA IZRABE DELOVNEGA ČASA

Podatki, ki se vodijo v evidenci o izrabi delovnega časa

Poleg obstoječih podatkov, se (dnevno) v evidenci vodijo še podatki o:

• času prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
• izrabi in obsegu izrabe odmora med delovnim časom,
• opravljenih urah v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
• opravljenih urah v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
• tekočem seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
  • Ne glede na obveznost dnevnega vpisovanja podatkov, če se evidenca ne vodi v elektronski obliki, lahko delodajalec ta podatek vpisuje tedensko.

Vpogled v evidenco o izrabi delovnega časa in obveščanje o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa

Delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj.

Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. V primeru, da se evidenca vodi elektronsko, za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec. Neposredni elektronski dostop se uresničuje brez prisotnosti delodajalca.

Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.

Hramba in lokacija hrambe evidence o izrabi delovnega časa

Delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki, hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.

Obveznost elektronskega vodenja evidence o izrabi delovnega časa

Delodajalec dve leti vodi evidenco o izrabi delovnega časa elektronsko, če mu je bila:

• pravnomočno izrečena globa po 217.a ZDR-1, ker
  • naloži delavcu, ki dela krajši delovni čas, delo preko dogovorjenega delovnega časa v nasprotju s šestim odstavkom 65. člena ZDR-1;
  • ne zagotavlja varnih delovnih pogojev pri delu na domu (drugi odstavek 70. člena ZDR- 1);
  • pred prenosom ne obvesti sindikatov oziroma se ne posvetuje s sindikati v skladu s 76. členom ZDR-1;
  • določi polni delovni čas v nasprotju s prvim odstavkom 143. člena ZDR-1;
  • uvede oziroma odredi delo preko polnega delovnega časa v nasprotju s 144. členom ZDR-1;
  • odredi delo preko polnega delovnega časa v nasprotju s 146. členom ZDR-1;
  • razporedi delovni čas v nasprotju s 148. členom ZDR-1;
  • ne posreduje podatkov o nočnem delu delavcev v skladu z drugim odstavkom 150. člena ZDR-1;
  • ne zagotavlja posebnega varstva delavcev pri delu ponoči ali ne upošteva časovnih omejitev dela ponoči (151. in 152. člen ZDR-1);
  • se pred uvedbo nočnega dela ne posvetuje s sindikatom v skladu s 153. členom ZDR- 1;
  • delavcu ne zagotovi odmora med delovnim časom, počitka med zaporednima delovnima dnevoma in tedenskega počitka (154., 155. in 156. člen
    ZDR-1);
• pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka 23. člena ZEPDSV-A.

Delodajalec začne voditi elektronsko evidenco v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe.

Naknadna sprememba podatka iz elektronske evidence mora vsebovati tudi razlog spremembe in čas vpisa spremembe, ki ga zagotavlja delodajalec

Predlog za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence

Svet delavcev oz. delavski zaupnik lahko poda pisni predlog delodajalcu za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa.

Za pomoč pokličite našo pravno službo 0590 96 350 (tajništvo). Za vas bomo pripravili vso potrebno dokumentacijo in vam posredovali navodila. 

ZEUS