Vsebina personalne mape zaposlenih in obvezni interni akti

VSEBINA PERSONALNE MAPE VSAKEGA ZAPOSLENEGA

V personalni mapi zaposlenega delodajalec shranjuje podatke, ki so pomembni za izpolnjevanje obveznosti in pravic iz delovnega razmerja. Personalna mapa mora vsebovati:

• dokumente postopka zaposlitve in delovnega razmerja,
• dokazila o izobrazbi in izobraževanju,
• zdravniška spričevala (napotitev pred podpisom pogodbe),
• kadrovski vprašalnik,
• potrdila o usposabljanju (obvezno usposabljanje iz varstva in zdravja pri delu),
• razvoj sodelavca,
• obvestila o letnem dopustu,

ter s strani zaposlenega podpisane izjave:

• izjava o prejemu predloga pogodbe o zaposlitvi (3 dni pred nastopom zaposlitve),
• izjavo o prejemu pogodbe o zaposlitvi (3 dni pred nastopom zaposlitve),
• izjavo o prejemu kopije obrazcev M1 / M2,
• izjavo o varovanju osebnih podatkov,
• izjavo, da je delavec seznanjen z internimi akti,
• izjavo, da je delavec seznanjen z oceno tveganja,
• program uvedbe na delovno mesto v postopku zaposlitve – kjer je možnost nesreč velika za namen dokazovanja inšpektorskemu nadzoru.

Personalna mapa ne sme vsebovati fotokopij uradnih in osebnih dokumentov (osebna izkaznica, rojstni list, davčna številka), razen v primeru, ko je to potrebno za ohranitev delovnega razmerja (npr. viza). Vsebina personalne mape je trajno arhivsko gradivo.

Objava delovnega mesta na straneh Zavoda za zaposlovanje za zasebni sektor ni več obvezna. Dovolj je objava na spletni strani, v časopisu ali na oglasni deski, ki je javno dostopna. Prosto delovno mesto mora biti objavljeno vsaj tri dni in mora biti skladno z aktom o sistemizaciji delovnih mest v organizaciji.

ZAKONSKO OBVEZNE EVIDENCE

Zakonsko obvezne evidence, ki jih mora delodajalec ažurno voditi, so:

• Evidenca o zaposlenih osebah.
• Evidenca o izrabi delovnega časa (čas prihodka, odhoda).
• Evidenca o stroških dela.
• Evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov.

INTERNI AKTI

Interni akti zajemajo organizacijsko strukturo in pravila delovanja znotraj organizacije (delovni čas, organiziranost dela, sistemizacija, hierarhija, obveznosti zaposlenih itd.) in dodatne pravice iz delovnega razmerja, ki izhajajo iz kolektivnih pogodb in Zakona o delovnih razmerjih. Interni akti morajo biti na voljo v vpogled zaposlenim, ki morajo biti z njimi seznanjeni.

Obvezni interni akti so sledeči:

• Izjava o varnosti z oceno tveganja: izdela jo varnostni inženir; obvezna, če ima delodajalec zaposleno vsaj eno osebo.
• Preprečevanje trpinčenja na delovnem mestu (mobing).
• Promocija zdravja na delovnem mestu.
• Prepoved in ugotavljanje dela pod vplivom alkohola, drog in drugih prepovedanih substanc.
• Varovanje osebnih podatkov: obvezen za podjetja, ki imajo vsaj 50 zaposlenih ter za ostale, ki se pri svojem delu srečujejo z osebnimi podatki, priporočljiv za ostale.
• Akt o sistemizaciji delovnih mest – je obvezen za delodajalce, ki zaposlujejo 10 ljudi ali več.

Nekateri izmed teh aktov so lahko sestavni del izjave o varnosti z oceno tveganja.

Priporočljivi so naslednji interni akti:

• plačah in nagrajevanju,
• letnem dopustu,
• disciplinski in odškodninski odgovornosti,
• nadurah,
• delovnem času,
• službenih vozilih, mobilnih in drugih napravah.

Računovodski servis ZEUS d.o.o.